Las ferias internacionales son actualmente una herramienta de marketing imprescindible, una gran ventana comercial que debe formar parte de la estrategia de ventas de la empresa sí o sí.

La exposición y lanzamiento de nuevos productos en este tipo de eventos supone una efectiva técnica para ganar muchos clientes potenciales, aprovechando el tiempo y espacio limitados. También ayudan a optimizar la relación entre vendedor y cliente, en un entorno privilegiado para las relaciones profesionales. En esta actividad intervienen todas las variables del marketing: la empresa presenta a los visitantes sus 4 Ps (productos, precio, distribución, promoción) y aprovecha para exhibir en público su fuerza de ventas.

Resulta fundamental una buena organización de la feria ya que se trata de una fuerte inversión económica y de tiempo y hay que aprovechar todos los beneficios y oportunidades que se presenten. Para no dejarnos atrás ningún detalle y garantizarnos el éxito, es muy útil poner por escrito los pasos a seguir y controlar. Antes de nada, que queden claras las tres etapas que se van a suceder:

– La pre-feria, etapa previa a la realización de la feria en la cual se definen las actividades necesarias para participar en el evento.

– La feria, es decir, la participación en la misma.

– La post-feria, que van a ser las actividades que se llevan a cabo después de la feria, enfocándose principalmente en el filtro y evaluación de datos.

Para digerir mejor toda la info que aquí pongo a vuestra disposición, la voy a dividir en dos entradas.

Primera entrada:

La pre-feria

Existen varios criterios a considerar en el momento de seleccionar la feria idónea.  Básicamente, habrá que definir, analizar y responderse a las siguientes cuestiones:

• Cuáles son los objetivos para asistir a esa feria y no otra, osea, hay que fijarse los resultados y metas a alcanzar con el desarrollo de las actividades. Estos objetivos van a ser cuantitativos y cualitativos y para lograr el impacto deseado deben tenerse en cuenta ambos criterios. 
• Si es un mercado suficientemente atractivo para sus productos. Habrá que recopilar información sobre la potencial demanda, perfiles del mercado, macro ambiente del país, etc.
• Si sus productos satisfacen las exigencias del mercado: calidad del producto, presentación, si cumple con las normas o requerimientos exigidos por el comprador y/o el país de destino, etc.
• ¿Tienes capacidad de producción y suministro?
• Cuáles son los canales de comercialización disponibles.
• Cuanto va a costar la participación en la feria.
• Cómo estimo el retorno de la inversión.
• Si se tiene poder de negociación, es decir, si se tienen elementos a favor y se conocen las particularidades culturales del país.

Una vez que has evaluado todo esto, ya puedes elegir cuál es la feria que más te conviene. Considero importante leer, buscar información y detalles de la feria en catálogos, revistas, Internet, prensa.  La opinión y experiencias de empresarios que hayan participado en esa feria anteriormente son muy útiles también.  Visitar la feria previamente ayuda para preparársela mejor. Habría que investigar también sobre el apoyo que la institución organizadora ponga a disposición, especialmente referente a la obtención de financiación.

Antes de inscribirse, es fundamental elaborar un presupuesto de participación en la feria para asegurarse que se puede hacer frente a los gastos.  Para ello, habría que solicitar a los organizadores:

• El valor de la inscripción
• El valor del stand
• Las formas de pago disponibles
• El coste y los tiempos de llevarse a otro país los productos, las muestras, el material promocional y el stand.
• Duración de la feria y gastos de hospedaje, alimentación, traslados, etc.

Antes de escoger el lugar donde estará ubicado el stand, se analiza el plano general de la feria para obtener un buen lugar con mucha circulación de público, teniendo en cuenta la posición de los posibles competidores también participantes de la feria.

Las ferias internacionales desarrollan con antelación una amplia campaña publicitaria con el fin de motivar la asistencia de los principales compradores del país sede y también de otros países. No obstante, el expositor debería realizar lo propio con los contactos que crea que deban asistir a la feria. Entre las actividades promocionales que se pueden llevar a cabo están las siguientes:

• Publicar avisos en los medios de mayor difusión.
• Dirigirse directamente, vía teléfono o email, para invitar a pasarse por el stand tanto a clientes habituales como a los potenciales.
• Ya en la feria, la promoción se puede complementar con reuniones técnicas, talleres, píldoras informativas, sorteos, proyección de películas relacionadas o cualquier otro tipo de actividad que pueda atraer asistentes.

Parte fundamental del plan de participación en la feria va a ser seleccionar el producto de exposición que se presentará a los visitantes. Antes de participar en una feria internacional es necesario preparar con suficiente anticipación el material que especifique las características técnicas de los productos: modos de empleo, listas de precios, diferentes categorías, misión, visión, valores, datos de la empresa, etc. ¿Cómo? Mejor hacerlo a través de folletos impresos, infografías, etc. que contengan la info más importante de forma muy visual. Habrá que ir preparado también con tarjetas de presentación, referencias comerciales, etc.

Más en ¿Cómo participar en ferias internacionales? (II)